Hva er RSPOS og Retail Solution AS?

Retail Solution AS er stolte av å være en preferert partner av RSPOS. RSPOS leverer i dag et av markedets mest fremtidsrettede ”Point of Sale” system når det kommer til teknologi og brukervennlighet.

RSPOS er utviklet på bakgrunn av kravene som er fremsatt i kassesystemloven og tilhørende forskrifter. RSPOS tilfredsstiller alle krav og forskrifter i henhold til den norske kassesystemloven. Hele RSPOS løsningen for deg som kunde settes opp og driftes sentralt i det vi kaller «BackOffice». All forretningslogikk, data og konfigurasjon av RSPOS ligger i BackOffice. Alle terminaler som bruker RSPOS, om det seg være en datakasse, IPAD eller Android, henter sin konfigurasjon over sikker internett tilkobling (https/SSL) sammen med artikler, priser, lojalitetskunde informasjon, bedriftskunder og annen informasjon.

All bruk på terminalene er implementert som asynkrone metoder slik at periodisk utfall av internett forbindelse ikke påvirker bruker opplevelsen eller salg på kassepunktet.

Enkelhet er en av våre verdier

I RSPOS Backoffice defineres du som en kunde, og som kunde kan du ha flere forretningsenheter. Hva defineres som en forretningsenhet? Si for eksempel at du eier mange forskjellige konsepter, det er hensiktsmessig å ha all informasjon samlet på en plass men samtidig kunne skille ut konseptene i rapporter, omsetning, salg rapportering med mer.

Deretter definerer du det som kalles en installasjon, og det er butikken du driver i dag.  Eller alltid har hatt en drøm om å starte.

Kan jeg bruke Backoffice hvor som helst?

  1. Så lenge din PC, Mac, Ipad, Android enhet har tilgang til internett kan du styre alle dine kasser fra hvor som helst. Backoffice er implementert som en responsiv web-applikasjon som igjen gjør at den tilpasser seg alle typer skjermer.

<SETT INN BILDE AV RESPONSIV TILPASSNING PÅ MOBIL, IPAD, PC>

Vårt mål er å gjøre det enklere for deg som kunde å administrere din butikk / butikker i realtid og kunne oppdatere kassene så enkelt som mulig. Når du som kunde har gjort en endring i Backoffice, enten det er en enkelt artikkel eller flere ting, så kan du velge om kassene skal oppdateres i realtid eller om denne oppdateringen gjelder fra en spesifikk dato.

Kan jeg sette opp hele kassen min med priser og fargekoder på fra Backoffice?

Ja, det kan du. Det er faktisk den eneste plassen du gjør disse endringene. Kasseløsningen som vi ønsker å levere til deg konfigureres og settes opp i Backoffice. Slik at når kassene startes opp henter de enkelt informasjon i «skyen» om hvilke artikler, knapper, farger på knappene, priser og tilbud skal de skal ha i dag.
Når du som bruker i vår Backoffice oppretter en ny artikkel kan du enkelt knytte den opp til en side på en eller flere kasser, du kan styre hvem som har tilgang til de ulike knappene og funksjonene, hvilken konto den enkelt knapp skal føres mot i regnskapssystemet, om det er mulig å gi rabatt på den enkelte knapp, hvilken farge knappen skal ha, og om den skal kunne brukes på både vanlig kasse og mobile kasser.
Når du gjør en endring bestemmer du selv om disse endringene skal oppdateres med umiddelbar virkning eller oppdateres neste gang kassene startes opp igjen. Dette styrer du helt selv.

Hvilke funksjoner har jeg tilgjengelig på kassen?

Når du som kunde har satt opp Backoffice hos oss får du muligheten til å velge om du vil ha tilsendt kassen ferdig konfigurert, eller om en av våre teknikere skal komme ut til deg og sette opp hele løsningen sammen med deg.

Vår kasse, som i dag kan kjøres på Windows, Linux, Android og IOS, er en kasse som er Asynkron. Og da lurer du selvfølgelig på hva «Asynkron» er?Asynkron er en synkronisering mellom dine kasser og Backoffice. Enkelt forklart innebærer det at når dine kasser starter opp hver dag så spør de Backoffice systemet om de skal laste ned noen nye artikler, priser, kunder, tilbud eller annen informasjon som kan ha blitt endret i Backoffice. Dette er gjort i løpet av sekunder, da har kassen all informasjon den trenger og er klargjort for salg. For hver transaksjon som utføres på dine kasser sendes informasjonen også direkte til din Backoffice.  Skulle du være uheldig og miste internett tilgangen som kassen bruker vil denne informasjonen automatisk lagres på kassen frem til internett oppkoblingen er tilbake, og sende informasjonen til Backoffice ved første anledning. Dette gjør at du som bruker av våre kasser ikke opplever nedetid på dine kasser.

Skifte mellom sider

Fra Backoffice kan du sette opp flere sider på kassen. Du definerer en standard side som vises når kassen startes opp, og de knappene og artiklene du har satt opp for denne siden vises der. Har du behov for å ha en egen side for spesial tilbud, kampanjer eller om du ønsker at kassene skal vise egne sider visse tider på døgnet så setter du også opp det i Backoffice. Kassen kan da for eksempel automatisk skifte side en bestemt tid & dato, eller basert på hvilken ansatt som logger seg på.

Sett egne navn på ordrer

Dersom du har kunder som bestiller artikler for henting senere, eller reserverer varer, kan du enkelt registrere dette på kassen og parkere ordren for å hentes på et senere tidspunkt. Ordren kan da knyttes til en eksisterende kunde, privat eller bedrift, eller du kan legge inn et nytt navn på kunden som har bestilt disse varene.

Skrive ut midlertidige regninger

Driver du restaurant eller annen butikk der du har behov for å hente ut en midlertidig regning til kunden kan du enkelt gjøre dette fra bordoversikten, eller inne på den enkelte ordre trykke på «skriv gjestekopi».  Slik kan kunden enkelt se hva som skal betales, denne utskriften logges selvsagt og er iht norsk lovgivning.

Timestempling og lov krav

Det finnes flere flotte timestemplings systemer som er i drift i dag. Bruker du en av disse systemene i dag trenger du ikke å bruke timestemplings funksjonen som er standard i vår løsning. Men bruker du ikke slike løsninger per i dag kan du fra BackOffice enkelt opprette alle ansatte, legge inn lønnsnummer, personnummer, lønnssats, pin kode eller kort og rettigheter på hva de får lov til å gjøre. Når en ansatt starter på jobb logger de seg inn for å bekrefte at de starter for dagen, de kan da i løpet av dagen logge pause hvis nødvendig, eller de logger seg ut når de er ferdig for dagen. Systemet vil da be dem om å bekrefte at de er ferdige for dagen, de ansatte kan også skrive meldinger på skjermen til deg som daglig leder eller eier hvis de har jobbet mer eller mindre enn det som var planlagt.
Du som daglig leder eller eier kan i realtid se hvem som er på jobb via Backoffice og når de stemplet seg inn og ut. Her kan du også ta ut historiske rapporter som kan brukes til lønnsgrunnlag eller som dokumentasjon til staten hvis de er på kontroll hos deg. Samme rapport som staten krever hvis de kommer på kontroll er alltid tilgjengelig på kassen slik at de ansatte kan printe ut denne dersom du som daglig leder / eier ikke er tilstede ved kontroll tidspunkt.

Kommentere ordrer eller artikler du har lagt inn på kassen

Tar du imot en bestilling enten du driver et verksted, frisør eller restaurant kan du enkelt legge til kommentarer på hver artikkel du legger inn eller skanner med strekkode / QR kode leser. Det kan være at artikkelen, eller en hel ordre, skal leveres med noe ekstra eller uten noe. Dette vil da vises på egen linje under artikkel valgt og godt synlig på utskrift på kvitterings skriver eller ekstra printer for bestillinger.

Bruk av integrerte terminaler eller frittstående terminaler

Etter du har fått satt opp Backoffice hos oss kan du velge å bestille terminaler på egen hånd eller via våre avtaler. Vi har i dag samarbeid med Payex, Nets, Verifone (POINT) og Bamboora (Samport). Vi støtter deres standard integrasjoner, slik at dersom du ønsker å ha en kassekoblet terminal med kassen via nettverk, eller bruke Pay@table funksjon som disse bankterminal leverandørene tilbyr kundene sine, så støtter vi dette. Da kan du hente opp ordren på bankterminalen ved bordet eller hvis du er ute hos en kunde og tar betalt. Da registreres dette i realtid på kassene og ordren bokføres direkte.

Kundedatabase bedrift

På lik linje med kundedatabase for privat kunder kan du i samme register opprette faktura kunder. Her kan du legge opp firmakunder med faste rabatter og krav om referanse og passord. Når du da oppretter en faktura på kunde som handler hos deg med passord og krav om referanse vil kassen vise passord til ekspeditør / selger som igjen ber kunden om dette, og informerer om at det er krav om referanse (PO nummer, Prosjekt nummer eller lignende). Dette vil da skrives ut på faktura og være tilgjengelig på faktura grunnlag som du enten sender direkte fra kassen til kunden, eller eksporterer til faktura filer til ditt økonomisystem.

Jeg kan styre kassen min uansett hvor jeg er

Hele RSPOS løsningen for deg som kunde settes opp og driftes sentralt i det vi kaller «Backoffice». Backoffice er webløsningen som benyttes for å gjøre alt av administrasjon, konfigurasjon og styring av alle kassepunkt og betalingsløsninger. Backoffice driftes i skyen hos Oracle, det gjør at vi kan tilby våre kunder stabilitet og driftssikkerhet.

Uansett om du driver en liten butikk, en frisør salong eller en kjede med 100 butikker så har alle brukere tilgang til samme backoffice løsning hos RSPOS og de samme funksjonene. Du vil få tilgang til samme løsninger på kundedatabase, rabatt løsningen, ordresporinger, kontroll på korreksjoner, rabatter, enkel lagerhåndtering, QR og strekkode håndtering, automatisk utsending av rapporter med mer.

Én butikk, mange butikker, eller planer for ekspansjon?

Har du mange butikker? Eller er i gang med å planlegge for din din drømme butikk?
Før du setter opp din butikk kan du sette opp en lokasjon i vår Backoffice, det gjør at den dagen du åpner en butikk, eller flere butikker, får du enkelt satt opp disse for eksempel per region, by, område eller andre drivere som er relevant for deg og din bedrift.  Alle produkter og priser kan settes opp samlet for alle butikker, eller kun én butikk. Hvert produkt kan ha egne sett med priser, rabattstrukturer, merverdiavgiftskoder, tilbud, kampanjer og provisjonssatser.
Du kan vedlikeholde all konfigurasjon av kassene dine fra Backoffice både når det gjelder hva som skal vises på kundedisplayet, hva som står på kvittering til opprettelse av artikler, priser, kunder privat, bedriftskunder, lojalitetskunder, lagerstyring, rapportering, dagsoppgjør, eksport til regnskap for salg og faktura filer. Hvis du ikke ønsker så avanserte funksjoner så kan også Backoffice sørge for at alle fakturaer som blir slått inn på kassen automatisk sendes til dine kunder enten på e-post eller EHF.

Hvilke rapporter har jeg tilgang til?

  1. I Backoffice har vi mulighet til å levere rapporter og data uttrekk på flere ulike måter:
    • Standard rapporter
      • Blant standard rapporter finner du rapporter for salg, time salg, dag, uke, måned, budsjett, prognoser, grafer, historiske oversikter, lagerstatus, mersalg m.m. Alle disse rapportene er tilgjengelige i web grensesnittet i Backoffice. Rapportene genereres basert på hva du ønsker å se, og alle rapporter kan enkelt eksporteres til Excel, PDF og Word.
        Har du spesifikke behov eller ønsker når det gjelder rapportering har vi alle dine data lagret i Backoffice og kan skreddersy etter ønske.
    • Automatisk utsendelse av rapporter på e-post.
      • De personer du ønsker skal ha tilgang til Backoffice kan enkelt logge seg inn i Backoffice og sette opp hvilke rapporter de ønsker tilsendt på e-post, og om de ønsker rapportene i Excel, PDF eller Word format.
      • Du kan for eksempel enkelt sette opp at daglig leder får dagsoppgjør hver dag på e-post, at du som eier får daglig omsetnings rapporter oppimot gårsdagen, hittil i år og budsjett. Du kan også sette opp månedsrapporter automatisk til regnskapsfører eller andre relevante personer i bedriftens styre. Dette er en av våre funksjoner som vil gjøre din hverdag enklere når det kommer til rapportering.
    • Automatisk overføring av data som filer eller andre format
      • Backoffice støtter oppsett for utsendelse av filer og rapporter basert på intervaller som dere bestemmer sammen med oss som leverandør.
      • Filformater vi støtter i dag er Excel, PDF, Tekstfiler (CSV, XML og JSON)
      • FTP og Restful er foretrukket protokoll for overføring.
    • Data uttrekk via REST Webservices
      • Backoffice løsningen benytter Restful tjenester som API lag. Det tilgjengelig flere grensesnitt for uthenting av data. Autentiseringen og sikkerheten ivaretas igjennom industristandard protokoller som SSL og Oauth2 autentisering.
      • Vi vil sammen med deg som kunde avdekke dine behov for data uttrekk via Restful tjenester, og planlegge for implementering sammen.

Er det vanskelig å bruke Backoffice?

Svaret er enkelt, nei. Vi har designet dette systemet slik at det skal være meget enkelt og intuitivt å bruke.
Når du signerer en avtale med oss vil vårt team av støttepersonell ta kontakt med deg for å sette opp alt basis funksjoner slik at din løsning er klar til bruk.
Deretter er neste steg å legge inn artikler, bokøringskontoer, ansatte osv. Dette kan du som kunde velge om vi skal gjøre for deg, eller om du vil gjøre dette selv via Backoffice. Vi sender også over maler i Excel der du kan kopiere inn det du har av oppsett for innlesning i Backoffice til deg.
Når dette er gjort er du klar til å starte med salg på din kasse / kasser.

Skjermbilder

Alle skjermbilder har du mulighet til å sette opp selv i Backoffice, eller sammen med oss. Når du har bestemt deg for hvilke funksjoner du har behov for til din bedrift kan du enkelt legge opp disse knappene og funksjonene. Du kan velge farger og navn på knapper samt den sortering du ønsker per kasse eller samlet for alle dine kasser.

Salg av artikler eller ordrer med forskjellige moms satser

Driver du en bedrift som selger varer med forskjellige moms satser kan du enkelt registrere dette i Backoffice. Riktig moms sats vil da automatisk tilfalle de definerte artiklene når du velger disse på kassen eller bruker strekkode. Du har også muligheten til å overstyre eller selge artikler med forskjellig moms på samme ordre / bestilling.

Parkere ordrer

Driver du en butikk hvor kundene ringer inn og bestiller mat eller andre produkter? Da kan du enkelt opprette en ordre med navn på kunde og parkere den så den er klar til henting eller levering til avtalt tid.
Har dere nettbutikk kobles ordre derfra til kasseløsningen og vil komme inn i samme behandlingskø, med status om ordren er betalt eller skal betales ved henting. Du kan også få en bestilling som skrives ut på kasseprinter eller egen bestillings printer dersom det er ønskelig.

Oppdatering av kassene dine

Vi som systemleverandør sørger for at kassene dine alltid har oppdatert versjon som er godkjent iht norsk lovgivning, og at funksjoner fungerer slik som de skal. Dette gjøres ved å utføre regelmessige oppdateringer på deres kasser. Dere som brukere vil ikke bli avbrutt i arbeidet eller legge merke til disse oppdateringene når de foregår da kassene laster ned oppdateringer i bakgrunnen og kassene oppdaterer seg neste gang dere starter kassen på nytt. Er det behov for en kritisk oppdatering som kan vi som systemleverandør «tvinge» igjennom en oppdatering.

Rabatt på kassen

De som har tilgang kan styre rabatter selv via Backoffice. Du kan enkelt sette opp hvilke ansatte, eller ansatt grupper, som skal ha mulighet til å gi rabatt. Du kan også sette opp størrelsesorden på rabatter hver enkelt får lov til å gi, og om det må skrives en årsak for gitt rabatt. Kassene kan også gi rabatt på hele regningen, og skulle du ha visse artikler som man ikke får lov til å rabatteres grunnet lover kan du styre dette fra Backoffice.

Skrive ut bestillinger / ordrer til kjøkkenet eller verkstedet

Slik systemet er satt opp i dag er det du som bestemmer fra Backoffice hvor artikkel eller artikkelgruppe skal skrives ut når du oppretter en bestilling og parkerer eller tar betalt for en ordre. Ønsker du at visse artikler skal printes på kasseprinter og noen artikler skal printes til en annen skriver setter man dette enkelt opp fra Backoffice og vedlikeholdes derifra. Ønsker du å skrive ut kopier av bestillinger og ordrer så gjøres dette også enkelt direkte på kassene.

Vipps

Vipps har 1,9 millioner brukere i Norge i dag og i vår kasseløsning kan du også ta betalt med Vipps. Dette er en funksjon som du kan koble deg til via Backoffice. Du må da også huske å registrere deg som bedriftskunde hos Vipps.

Kundedatabaser privat / lojalitet

Du kan opprette egen kundedatabase hvor du kan fordele dine kunder som skal tilhøre en egen gruppe, eller la alle kunder ligge samlet i samme register, fra Backoffice eller direkte på dine kasser. Du kan også sette opp om det er en en lojalitetskunde / bonuskunde, og denne informasjonen blir da synlig på kasser eller butikker som du har satt opp i din Backoffice. Her vil du kunne se ordre historikk på den aktuelle kunden og velge hvilke felter som må fylles ut på kassen (telefonnummer , mail adresse m.m.)
Ønsker du at kunden skal registrere seg på en web side dere har kan dette også enkelt gjøres via vårt EndPoint / Api. Kundedatabasen kan alltid eksporteres fra Backoffice i CSV eller Excel format dersom dere skal bruke det til markedsføring eller andre kampanjer i eksterne systemer. Eksterne systemer kan også koble seg til din Backoffice dersom det skulle være ønskelig.

Bord funksjon

Fra Backoffice kan du sette opp om du ønsker å bruke bordkart / bordfunksjon. Her definerer du selv hvor mange bord, antall stoler per bord og navn på bordet. Du har også mulighet til å dele opp bord i soner eller avdelinger. Når man deretter starter kassene vil bord knappene være tilgjengelig for servitører og de kan legge inn bestillinger på bord. Har du for eksempel en restaurant med 3 kasser vil alle bord være tilgjengelig på alle kasser, og alle bord lagres hele tiden i din Backoffice slik at du kan se hvor mange bord som er opptatt, ledig eller er på vei til å bli ledig.
Det betyr også at dersom du ønsker en form for integrasjon med et bord bookings system ,eller du allerede har en løsning for dette, kan vi se på mulighet for å hente ut info eller sende inn bord booking som kunden legger inn selv direkte på kassene. Skulle dere oppleve å miste internett tilgang på kassene vil alltid de bordene som er opprettet på den kassen du jobber på være synlig og tilgjengelig der.